Článek

Průvodce pro plánování vaší společnosti Ústup do vinařské země Kalifornie

Jako viceprezident pro firemní a skupinový prodej společnosti WineCountry Media - která vlastní a provozuje NapaValley.com , Sonoma.com , a WineCountry.com - Pomohl jsem společnostem z celého světa naplánovat jejich firemní a skupinová setkání, ústupy a události v kalifornské vinařské zemi. A pokaždé, když mě kontaktují ohledně jejich nadcházejícího setkání nebo ústupu, na tyto společnosti nemyslely.


Chci se tedy podělit o svých 14 nejlepších úvah, které by měl mít generální ředitel, výkonný asistent nebo plánovač akcí na paměti při plánování firemního ústupu do kalifornské vinařské země. Můj soukromý, zkušený kontrolní seznam pro vytvoření úspěšného ústupu vinařské země, kde vyděláte sláva od svých kolegů a budete vypadat jako profesionální organizátor setkání.

Správně: Pojďme se zabývat. Níže je uveden skutečný dotazník, který používám pro každého nového korporátního klienta, který jsem poctil díky spolupráci s celou řadou společností a služeb, které oni a jejich zaměstnanci potřebují, jakmile dorazí. Při poslední otázce budete mít solidní přehled o tom, kdy, kde, co a jak je potřeba naplánovat další úspěšnou akci týmu Wine Country.



Dotazník


# 1. Jaký je účel vaší akce?

Z 10 nejběžnějších typů firemních akcí , pomáhá přesně vědět, do jaké kategorie vaše akce spadá, aby prodejci skupiny v hotelech a letoviscích vinařské země věděli, jak odpovídajícím způsobem reagovat na žádost o nabídku. Například setkání vedoucích pracovníků nebo školení zaměstnanců týmu se s největší pravděpodobností bude konat uvnitř, často v zasedací místnosti bez oken, aby nedocházelo k rozptylování, zatímco večeře pro týmové motivační výlety se může konat venku na vinici nebo ve vinné jeskyni. Pokud na začátku poskytnete správný štítek, mohlo by to později zabránit několika problémům.

# 2. Jak velká je vaše skupina?

Uvědomte si, že většina hotelů a středisek vinařských zemí považuje za minimální velikost „skupiny“ 10 osob. Jakákoli menší velikost vám s největší pravděpodobností nepřinese výhody skupinové rezervace. Pokud nevíte přesnou velikost vaší party, je to v pořádku - hotely to očekávají a poskytnou zákazníkům určitý prostor pro nez rezervované pokoje.

Jakmile zjistíme odhadovaný počet ve vaší skupině, porovnáme jej s nejvhodnějším hotelem nebo letoviskem Wine Country. Menší skupiny mají tendenci lépe odpovídat nemovitostem malých a středních velikostí a jedinečná služba, kterou poskytují, je často osobnější, zatímco velké rekreační nemovitosti vám mohou ušetřit tisíce nákladů na dopravu tím, že mají vše, co vaše skupiny chtějí nebo potřebují : restaurace, lázně, ochutnávky vín a dokonce i bowling v hotelu Meritage Resort and Spa .

# 3. Už byla vaše skupina ve vinařské zemi? Pokud ano, kde jsi zůstal?

Není neobvyklé, že koordinátoři skupinových akcí říkají, že chtějí zůstat v údolí Napa, a nakonec zůstanou v kraji Sonoma, i když netušili, že hostování útočiště v kraji Sonoma je dokonce možnost (obvykle je to průměrný hotel v Napa Valley). cena pokoje, která je pomůže přesvědčit). Pokud klient byl ve vinařské zemi již dříve, pak má obvykle jasnou představu o tom, kde chce svou akci pořádat. A vědět, kde zůstali a povečeřeli, nám dává vědět, abychom neposílali žádosti o nabídku na stejná místa, pokud to výslovně nepožádají.


# 4. Chcete zůstat v Napa Valley nebo Sonoma County?

Asi 90% klientů firemních akcí říká, že chtějí hostit své útočiště v Napa Valley, ale když se také doporučuje okres Sonoma, jsou tomu obvykle otevřeni. To, co obvykle určuje jejich konečný cíl, jsou náklady: Hotelový pokoj v okrese Sonoma je obvykle asi o 30% nižší než v Napa Valley a většina lidí zalapá po dechu, když uslyší průměrnou cenu letní víkendové ceny pokoje v Napa Valley.

# 5. Kolik pokojů budete pro svou skupinu potřebovat?

Tato otázka často vyvolává smích. Myšlenka, že vedoucí pracovníci společnosti sdílejí hotelový pokoj, je pro výkonné asistenty docela zábavná. Byli byste ale překvapeni, jak často to pařezu způsobí osoba, která má za úkol naplánovat firemní akci. Chce společnost ušetřit peníze tím, že tým bude sdílet místnosti? Budou někteří zaměstnanci chtít přivést své partnery (nebo mohou)? Vedle rozpočtu je jasná představa o tom, kolik pokojů budete potřebovat, jedním z nejdůležitějších faktorů při rezervaci ústupu společnosti.


# 6. Jaké je vaše datum příjezdu a odjezdu?

Odvětvovou standardní odpovědí na tuto otázku je uvést datum příjezdu a datum odjezdu v tomto formátu: Přijedeme ve středu 3. března a odlétáme v neděli 7. března. Pouhé prohlášení, že se jedná o 3denní ústup, je nejasné a pokud jde o rezervaci události ve výši 40 000 $, je klíčová jasnost. Pokud nevíte přesná data, ve kterých bude vaše skupina ubytována, může vám pracovník prodeje hotelu poskytnout pouze odhad nákladů a pravděpodobně pro vás nebude držet blok pokojů. Nejedná se o dohodu, ale jasný den příjezdu a odjezdu usnadní práci všem.

A FYI, mnoho hotelů a resortů Wine Country má o víkendech minimálně 2 noci, takže pokud vaše firemní útočiště skončí v sobotu, může vám být účtována také sobotní noc. A protože Wine Country je tak oblíbenou destinací pro turisty o víkendech, rezervace události od neděle do čtvrtka vám může ušetřit tisíce dolarů.

# 7. Je vaše datum příjezdu a odjezdu flexibilní?

I když je užitečné mít kamenná data vytesaná do kamene, není to zásadní. Hotely a letoviska se často ptají, zda jsou data skupinových akcí flexibilní, protože jsou někdy vyprodána v těchto konkrétních datech nebo dokonce jen v první nebo poslední den. Řekněme, že jste v pořádku od pondělí do úterý nebo od úterý do středy, dává prodejci hotelu mnohem větší volnost.

# 8. Jaký je váš odhadovaný rozpočet?

Byli byste překvapeni, jak často nový klient skupinových akcí nemá odpověď na tuto otázku, buď proto, že nedostal rozpočet, nebo nás společnost kontaktuje, aby zjistil, jaký by měl být jeho rozpočet. Mít odhadovaný rozpočet není rozhodující, ale velmi užitečné pro určení kalibru, načasování a umístění hotelu nebo místa konání firemního ústupu. Pro průměrnou skupinovou akci (hotel, konferenční prostor + F&B + A / V, doprava, jídlo) je dobrým místem pro začátek minimálně 500 $ na osobu a noc.


Pokud jde o rozpočty, slovo, které ve své lexikonu budete chtít mít, je „ústupky“, což je hotelové žargon pro freebies. I když za vás nevyjednáváme skupinové sazby, hotel nebo místo schůzky často nabídne našim klientům další ústupky, protože s nimi pracujeme tak často. Stručně řečeno, rezervace vaší firemní akce prostřednictvím nás vám ušetří peníze a žádost o dodatečné ústupky - například mávání resortního poplatku nebo poplatku za Wi-Fi - vám ušetří ještě více peněz.

# 9. Jaké jsou míčky utracené za ceny pokojů?

Pokud klient na firemní akci nemá na mysli rozpočet, téměř vždy má představu o tom, kolik chce utratit za pokoj za noc. Ceny pokojů pro skupiny jsou obvykle nižší než sazby za „cestování ve volném čase“ a sazby od neděle do čtvrtka jsou téměř vždy mnohem levnější než ceny za víkend, protože vinařská země je oblíbenou destinací pro víkendové pobyty.

Vědět, kolik jste ochotni utratit za hotelový pokoj, je velmi užitečné při určování, které hotely jsou pro vaši skupinu nejvhodnější. Na konci léta očekávejte, že v kraji Sonoma zaplatíte asi 250 $ za pokoj na noc. U luxusní nemovitosti v údolí Napa během hlavní sezóny očekávejte, že zaplatíte minimálně přibližně 500 až 600 USD za pokoj za noc.

# 10. Budete také potřebovat dopravu?

Opět byste byli překvapeni, kolik lidí, kteří mají za úkol sestavit ústup skupiny společnosti, nezohledňují náklady na dopravu, a to jak z letiště, tak mimo hotel. Velmi málo hotelů ve vinařské zemi má přímou kyvadlovou dopravu z letišť v San Francisku a Oaklandu (vinařská země Doubletree Sonoma je vzácnou výjimkou), takže pokud potřebujete jízdu z letiště nebo do vinařství z vašeho hotelu, budete je třeba rezervovat přepravní společnost s dostatečným předstihem. Ve společnosti WineCountry jsme navázali partnerství s několika místními přepravními společnostmi a rádi vám doporučíme to nejvhodnější pro vaši skupinu.

# 11. Budete potřebovat prostor pro schůzky? Pokud ano, jaké dny budete potřebovat k rezervaci konferenčních prostor a pro kolik osob? Budete potřebovat audio / video a F&B? Má vaše skupina nějaké další potřeby?

Téměř každá firemní nebo skupinová událost potřebuje nějaký zasedací prostor nebo zasedací místnost, ať už v hotelu nebo ve vinařství. Mezi otázky, na které budete chtít předem odpovědět, patří: Pro kolik osob? Na jaké období během dne? Budete potřebovat stravovací a nápojové služby? Chcete podávat alkohol (například ve vinařství)? Budete potřebovat audio / video zařízení? Jak chcete uspořádat stoly a židle? Budete mít nějaké útěkové relace?

Typické náklady na pronájem konferenčního prostoru se ve vinařské zemi velmi liší. Máme některé hotelové partnery, kteří často mívají poplatek za pronájem konferenčního prostoru (obvykle, pokud klient souhlasí s minimálním poplatkem F&B), zatímco jiní účtují minima čtyřmístných čísel. Pokud se chystáte požádat o ústupky, je dobrým začátkem poplatek za konferenční prostor.


# 12. Potřebujete pomoc se zajištěním oběda nebo večeře?

U většiny firemních a skupinových akcí, které se konají v Napa Valley a Sonoma County, je oběd zahrnut do poplatku F&B za konferenční prostor, a to buď jako oběd v krabici nebo formou bufetu buď uvnitř zasedací místnosti, nebo na chodbě. Pokud vy a vaši spolupracovníci chcete mít oběd nebo večeři daleko od hotelu, rádi vám nabídneme doporučení (jsme tu všichni potravinářští snobi, takže vás nebudeme mýlit). Jednou z populárních možností je společná večeře ve vinařství, buď venku mezi vinicemi nebo ve vinné jeskyni, například fantastický jeskynní zážitek v restauraci Vinice Pine Ridge v údolí Napa.

Mějte na paměti, že pokud restaurace nebo vinařství není v docházkové vzdálenosti - jeden ze skvělých důvodů, proč si rezervovat hotel v centru města - budete pravděpodobně muset najmout přepravní společnost, pokud chcete cestovat ve skupině, což může být drahé. Alternativně jsou Uber a Lyft k dispozici v celé vinařské zemi.

# 13. Potřebujete pomoc s pořádáním aktivit, jako je ochutnávka vín?

Když jste v Římě, že? Téměř každá firemní a skupinová událost, kterou plánujeme, zahrnuje návštěvu jednoho nebo více vinařství za účelem ochutnávky a doporučení vinařství je naší specializací. Stejně jako při stravování v restauraci mimo podnik mějte na paměti, že pokud vinařství, které chcete navštívit, není v docházkové vzdálenosti, pravděpodobně si budete muset najmout přepravní společnost nebo službu sdílení jízd. A i když možná jen ochutnáváte víno po malých doušcích, překvapilo by vás, jak rychle se může vaše hladina alkoholu v krvi zvýšit až za 0,08%.

# 14. Zajímáte se o další aktivity kromě ochutnávky vín, například soutěže v team buildingu?

Spolu s ochutnávkou vína jsou ve Vinařské zemi k dispozici desítky dalších aktivit, které vám můžeme pomoci zařídit pro vaši společnou akci, vše od cyklistických výletů Sip-n-Cycle po gurmánské jídlo a prohlídky vína, team buildingové akce (soutěže ve vaření jsou opravdu populární ), lekce míchání vín a procházky po vinici. Chcete-li si prohlédnout širokou škálu zábavných aktivit vinařské země pro vaši skupinu, podívejte se Zkušenosti s vínem .


Pokud jste se dostali až na konec tohoto článku, gratulujeme! Nyní máte všechny odpovědi k pořádání zábavných a plodných firemních nebo skupinových akcí v kalifornské vinařské zemi. Dalším krokem je zavolat na (415) 518-1402 nebo mi poslat e-mail na matt@winecountry.com . Pomůžu vám nejen najít ideální místa pro vaši příští firemní akci nebo týmovou akci, ale také vás kontaktuji se správnou osobou, se kterou si musíte promluvit - a pravděpodobně vám také pomůžu ušetřit peníze.

Nakonec jsem zmínil, že naše služba doporučení a doporučení je zdarma? Za poplatek za pokoj vyděláváme malou provizi od našich hotelových partnerů, ale tyto náklady hradí hotel, ne vy. Takže opravdu není důvod nepoužívat naši službu doporučení a doporučení pro firemní a skupinové akce do Napa Valley a Sonoma County.


- Průvodce ochutnávkou vína jako profesionál -

- 9 nejlepších vinařských zemí, které můžete navštívit v roce 2018 -


Doporučená